【段取り別】社員旅行幹事のやることチェックリストと3つの落とし穴
【段取り別】社員旅行幹事のやることチェックリストと3つの落とし穴

「社員旅行の幹事を任されたけど、何をすべきかわからず不安…」

特にはじめてだとやることがお多すぎて、なかなかスムーズに進められないものです。

この記事では

・段階別に、社員旅行の幹事がすべきこと
・社員旅行の典型的な失敗パターン

をご紹介します。

【段取り別】社員旅行の幹事チェックリストと注意点」

   

社員旅行当日までに、社員旅行の幹事がやるべきことは以下の通りです。

ここでは三ヶ月以上前の段階から直前まで、段取り順にチェックリストをご紹介します。

3ヶ月以上前のやることチェックリスト

・前回の幹事から情報収集
・社長と社内旅行の目的を共有
・社内アンケート
・大まかな日時と方面、目的を決定
・旅行会社に相談・見積もり

全体の方向性のチェック、情報収集の段階です。他の仕事と同じように、社員旅行もゴールを決めないと具体的なアクションを起こしにくくなります。

アンケートでは、例えば以下の項目を聞いてみるのがおすすめです。

・参加、不参加
・日時、行き先の希望
・予算

旅行会社は、以下の2点を重視して選ぶと良いでしょう。

・団体旅行を得意としている
・日本旅行業協会か全国旅行業協会に加入している

2ヶ月前のやることチェックリスト

・日程・行き先を決定
・行き先の情報収集
・参加者確認
・旅行会社に予約、代金の支払い(保険加入も検討)
・移動手段を確保
・宴会での出し物を企画。やってくれる人がいれば依頼
・乾杯や挨拶などの依頼
・バスなどでの席順・ホテルの部屋割り作成
・留守番の調整

計画を具体化、実行する段階です。旅行会社と契約するときは、

・キャンセル料
・人数変更時の対応
・プラン変更の可不可

なども事前に相談しておきましょう。

旅行会社に委託せずに旅行を計画する場合は、各施設の最大予約人数を確認しておくのがおすすめです。

1ヶ月前のやることチェックリスト

・参加者数の再確認
・しおりを作成・配布

しおりには、全体のスケジュールやキャンセル規定、緊急連絡先など載せておきましょう。

一度できてもすぐには全員には配布せず、同僚などに渡してフィードバックをもらうのがおすすめです。

「しおりで伝えたつもりが伝わってない」ということもあり得ます。

2週間前のやることチェックリスト

・景品の準備
・企画の最終確認
・旅行会社との最終確認(保険加入の確認)
・参加者へ集合日時・場所の連絡

最終確認の段階です。旅行会社とはこちらの人数や希望が正確に伝わっているか、しっかりと共有しましょう。

1週間前のやることチェックリスト

・宴会などで企画・出し物をする人の進捗を確認

出し物の担当者と綿密な打ち合わせをしましょう。

その際当日の宴会時の流れを想像してみましょう。起こりそうなトラブルを事前に察知できます。

3日前のやることチェックリスト

・宿泊券・チケットの確認
・当日の飲み物・つまみなどの確認

これがなければ始まらない「宿泊券」「チケット」があるかきちんと確認しましょう。

私物と混ざらないように、別の財布などに保管するのがおすすめです。

前日にやることチェックリスト

・参加者の最終確認
・当日の流れをシミュレーション

最終確認の段階です。キャンセルが出たら早めに連絡しましょう。

一人で当日の流れを想像するのが不安なら、同僚などと一緒にしてもらうのも有効です。

どんなトラブルにはどう対応するか、も整理しておきましょう。

当日のやることチェックリスト

・集合場所には早めに到着
・ドライバー・ガイドに挨拶
・積荷の準備
・企画進行
・参加者の人数確認。欠席者がいればホテルなど各施設に連絡
・集合時・解散時などで挨拶
・スケジュール調整

残念ながら、どんなに準備しても何かしらトラブルが起きるのが旅行です。トラブルには迅速に対応するようにしましょう。例えば道路渋滞などで遅れが出そうな場合は、移動先の施設に前もって連絡しておくのがおすすめです。

幹事なら知るべき!社員旅行の3つの落とし穴と対策

ここでは、社員旅行で失敗しがちな3パターンとそれぞれの対策をご紹介します。

一番気を付けるべきは「予約ミス」

「宴会で、予約したコースと違う料理が出てきた…」
「そもそも予約が取れていなかった」

とれたはずの予約が取れていないと、社員旅行は一気に悲惨なものになってしまいます。

原因は確認ミスです。

予約先と希望が共有できているか、しつこいぐらいに確認しましょう。

「予約の管理が大変そう…」と思った場合は、一括して旅行会社にご相談してみるのがおすすめです。

ありがちなのは「社員旅行当日にアレルギーが発覚」

例えば「メインディッシュの海老を食べられない人がいた」といったものです。

食べらない人本人はもちろん、代わりの食事を準備する宴会場の方々にも迷惑がかかります。

こちらも原因は確認ミスですね。

対策としてアンケートで、アレルギーや苦手な食べ物を事前に確認しておきましょう。

幹事は「宴会で酒を飲みすぎる」ことがないように

盛り上げようとして酒を飲みすぎて、翌日以降旅行を進行できなくなってしまった…。幹事を頑張りすぎた人によくあるパターンです。

対策は、シンプルに酒を飲みすぎないこと。

また上司などから飲まされすぎてしまった場合に備えて、社員旅行の細かい進行方向を、副幹事などと共有しておくのもおすすめです。

まとめ:チェックリストの確認を最重要に

社員旅行において、幹事がやっておくべきことと良くある失敗のパターンをご紹介してきました。

全体を通して大事になのは「確認」です。

周りの人に手伝ってもらい、確認事項の取りこぼしがないようにしましょう。

あなたが滞りなく社員旅行を進行されることを祈っています。

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